Каждое предприятие, на определенном этапе своей деятельности, сталкивается с такой проблемой как необходимость уничтожить накопившиеся архивные документы, однако самостоятельно уничтожить большой объем документов, используя при этом офисные шредеры представляется весьма затруднительным процессом, т.к. скорость и производительность таких шредеров не велика и не рассчитана на большие массивы документации, тем более для этого понадобиться привлекать персонал, тем самым отвлекая сотрудников компании от их основной работы. Так что же делать, какие существуют способы уничтожения документов, как создать экспертную комиссию для уничтожения документов, как определить сроки хранения документов, как уничтожить документы с истекшими сроками хранения, какими отчетными документами и актами подтверждается законное уничтожение документации, об этом мы поговорим с генеральным директором архивной компании «Проект-Архив», Иваном Владимировичем Пеньковым.
— Сотрудник редакции:
Иван Владимирович, спасибо, что уделили нам время! Расскажите, пожалуйста, каким образом должен происходить процесс законного уничтожения документации в организациях, каким образом Ваша компания уничтожает архивные документы заказчиков компании «Проект-Архив», какие отчетные документы заказчик получает после уничтожения документов.
— Генеральный директор компании «Проект-Архив»:
Добрый день, Анна! Действительно, уничтожение документов с истекшими сроками хранения является весьма актуальной задачей практически для любой организации, ведь согласно действующему архивному законодательству, документы имеют свой срок хранения, так бухгалтерские документы, как правило, имеет срок хранения 5 лет, а некоторые документы, такие как внутренняя переписка и во все 1 год, в зависимости от особенностей документооборота и размера и сферы деятельности компании, за несколько лет может скопиться огромное количество документов, подлежащих списанию и уничтожению. Первым делом необходимо обратиться в архивную компанию для проведения экспертизы ценности документов с целью определения сроков хранения документов и выделения документов с истекшими сроками хранения к уничтожению. После проведения экспертизы ценности документов, сотрудник архивной компании составляет акт о выделении документов с истекшими сроками хранения к уничтожению, именно акт о выделении документов к уничтожению и является документом, который позволяет на законных условиях провести уничтожение документов. В свою очередь, организация, в которой планируется уничтожение документов, создаёт экспертную комиссию, которая должна утвердить акт о выделении документов с истекшими сроками хранения к уничтожению.
— Сотрудник редакции:
— Иван Владимирович, скажите, пожалуйста, кто из сотрудников должен входить в экспертную комиссию для утверждения акта об уничтожении документов?
— Генеральный директор компании «Проект-Архив»:
Членов экспертной комиссии, назначает руководитель организации, как правило, это сотрудники отвечающие за документооборот или определенный массив документации, а именно руководитель отдела кадров, главный бухгалтер, начальник службы АХО, руководитель архива компании и т.д.
— Сотрудник редакции:
Итак, организация провела экспертизу ценности документов, были определены сроки хранения и выделены документы с истекшими сроками хранения подлежащих уничтожению, был составлен акт о выделении документов к уничтожению, акт был утвержден экспертной комиссией организации, какие дальнейшие действия, как правильно провести законное уничтожение списанных документов?
— Генеральный директор компании «Проект-Архив»:
В настоящее время существует два наиболее эффективных и востребованных способа уничтожения документов, это уничтожение документов на промышленном шредере и сжигание документов в высокотемпературной печи. Наша компания предлагает услуги как по шредированию документов, так и по сжиганию документов.
— Сотрудник редакции:
Какая разница между шредированием и сжиганием документов, какой способ уничтожения документов предпочтительнее?
— Генеральный директор компании «Проект-Архив»:
Каждый способ по уничтожению документов имеет свои особенности и нюансы, так например документы не представляющих особой ценности, как правило, подлежат уничтожению методом шредирования на промышленном шредере, а вот документы имеющих гриф секретности или документы, содержание которых ни в коем случае не должно попасть в поле зрения посторонних людей, подлежат сжиганию, ведь после сжигания документы не возможно восстановить ни одним известных современной науке способом.
— Сотрудник редакции:
Расскажите, пожалуйста, подробнее о процессе уничтожения документов методами сжигания и шредирования?
— Генеральный директор компании «Проект-Архив»:
Перед шредированием, наши сотрудники сортируют документы заказчика, вынимая документы из файлов, папок, вынимают металлические скрепки и скобы, далее документы подлежат гидрообработке и помещаются в промышленный шредер, который режет листы бумаги на мелкие кусочки, на выходе из шредера фракция бумаги составляет не более 2 см., что делает практически невозможным использование документов в качестве первоисточника. Далее шредированные документы прессуются в кипы и отправляются на дальнейшую переработку на целлюлозно-бумажные комбинаты.
Сжигание документов производится в печах с вихревым кипящим слоем инертного материала – кварцевого песка при температуре более 800 градусов. Документы сжигаются вместе с коробами, папками и файлами. Так же хочу обратить внимание на то, что наша компания так же оказывает услуги по уничтожению любых носителей информации, в том числе пластиковых карт, CD дисков, магнитных лент и.т.п.
— Сотрудник редакции:
Какие документы Ваша компания предоставляет своим заказчикам после проведения уничтожения документов?
— Генеральный директор компании «Проект-Архив»:
При проведении уничтожения документов организации заказчику предоставляется договор на оказание услуг по уничтожению документов, акт о выделении документов с истекшими сроками хранения к уничтожению, акт об уничтожении документов, акт о сжигании документов, а так же необходимый комплект бухгалтерских документов, акт выполненных работ и счет-фактуру.
— Сотрудник редакции:
Иван Владимирович, спасибо за интересную беседу, на что бы Вы хотели особенно обратить внимание организаций, которым только предстоит провести уничтожение документов?
— Генеральный директор компании «Проект-Архив»:
Спасибо, Анна!
Хочу Вас поблагодарить за то, что поднимаете столь актуальные для бизнеса вопросы как уничтожение документов с истекшими сроками хранения, а наших читателей призвать особо внимательно подходить к процессу уничтожения документов, ведь для избежание проблем с проверяющими органами, которых в нашей стране не мало, документы можно уничтожать только при соблюдении всех норм законодательства. Обратившись за услугой по уничтожению документов с истекшими сроками хранения в компанию «Проект-Архив», Вы можете быть уверены в соблюдении всех норм и правил действующего архивного законодательства и полностью положиться на опыт и профессионализм наших сотрудников!
Компания «Проект-Архив»
