Нужно ли вынимать документы из папок перед уничтожением?
Нет, не нужно! Перед тем, как документам попасть в шредер, они проходят через пункт сортировки, где документы вынимаются из файлов и отделяются от папок "корона".

Какая скорость шредирования документов?
Наши шредеры уничтожают от 3 тонн документов в час!

За сколько времени необходимо оставлять заявку на уничтожение документов?
Желательно отправить нам заявку на уничтожение документов не позднее чем за 1 рабочий день, это связано с планированием логистики.

Может ли представитель нашей организации наблюдать за процессом уничтожения документов?
Да, без проблем!

Кто в организации несет ответственность за организацию уничтожения документации?
Ответственность за организацию уничтожения документов организации, возлагается на ее руководителя.

На основании каких документов можно списывать документы на уничтожение?
Документы уничтожаются на основании акта о выделении документов к уничтожению, данный акт могут составить наши специалисты.

Можем ли мы сами доставить документы на Ваш пункт уничтожения?
Конечно, при этом стоимость уничтожения документов будет снижена.

Каким образом происходит сжигание документов?
Сжигание документов производится в печах с вихревым кипящим слоем инертного материала – кварцевого песка при температуре более 800 градусов. 

Что нужно делать с документами организации после ее ликвидации?
После ликвидации организации, документы по личному составу (75 лет хранения), в обязательном порядке должны быть переданы в архив на государственное хранение.

На ком лежит ответственность по организации и передачи документов в архив на государственное хранение при банкротстве предприятия?
При банкротстве предприятия, ответственность по сдаче документов в архив на государственное хранение лежит на конкурсном управляющем. Конкурсный управляющий может привлечь архивную компанию для архивной обработке и передачи документов в архив на государственное хранение.

Какой документ подтверждает передачу документов в архив на государственное хранение?
Договор с государственным архивом о передаче документов на хранение и акт приема передачи документов на государственное хранение. Во время конкурсного производства, предъявляется акт приема передачи документов на государственное хранение.

Кем должен быть выдан акта о приеме документов на государственное хранение?
Акт о приеме передаче документов на хранение в государственный архив, выдается непосредственно в том государственном архиве, куда были сданы документы.

Когда необходимо начинать готовить документы для передачи в государственный архив?
Процесс передачи документов на государственное хранение дело не быстрое и иногда может достигать от одного месяца до года, именно по этому проводить архивную обработку документов желательно ежегодно, однако если так получилось, что архивом в организации никто не занимался, следует обратиться в архивную компанию в самом начале процесса ликвидации или банкротства. Более того, не стоит забывать мудрую пословицу - Порядок в документах, порядок в делах!

Мы хотим сдать документы на государственное хранение, какие документы нам необходимо подготовить для Ваших специалистов?
Наши специалисты проведут полистную экспертизу ценности документов, после чего будут отобраны документы, подлежащие обязательной передаче в архив на государственное хранение.

Компания «Проект Архив» произвела сдачу документов по личному составу на хранение в архив ГБУ «ЦГАТО Москвы» и ГБУ МО МОАЦ.

Организации находились в процессе ликвидации либо на стадии банкротства. После сдачи документов на хранение в архив, ликвидаторам, а так же конкурсным управляющим, были предоставлены акты приема передачи архивных документов на хранение, тем самым были соблюдены требования действующего законодательства, а именно:

  • ФЗ № 125-ФЗ от 22.10.2004 г. «Об архивном деле в Российской Федерации». В частности, в п. 10 ст. 12 закона установлено: «При ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом»
  • Основных правилах работы архивов организаций, одобренных Росархивом 06.02.2002
  • Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утвержденные постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 г. № 03-33/пс
  • статьи 57 Федерального закона от 08.02.1998 г. № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью».
  • статьей 63 части I Гражданского кодекса Российской Федерации и гл. VI Федерального закона от 08.08.2001 г. № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей».

Специалистами нашей компании был выполнен целый комплекс работ по архивной обработке документов по личному составу, включая в себя: составление научно-справочного аппарата (историческая справка, опись, предисловие к описи документов), предоставление и согласование НСА на экспертной комиссии в Государственном центральном архиве трудовых отношений г. Москвы и Главного архивного управления Московской области, заключение договора по сдаче документов на хранение в ГБУ «ЦГАТО Москвы» и ГБУ МО МОАЦ, получение и предоставление заказчику акта приема передачи архивных документов на хранение.

На хранение в архив были переданы документы ликвидированных организаций, а так же предприятий банкротов:

  • ООО «ЭЛЕМАШСПЕЦТРАНС» — Акт приема-передачи документов на хранение 07/1/2019 от 20.09.2019г., фонду присвоен № Л-632, решение Главного архивного управления Московской области от 29.03.2019 №3. Сданы документы по личному составу за 2008-2016 годы, в количестве 101 ед. хранения.
  • ООО «ЭЛЕМАШ-АВТО» — Акт приема-передачи документов на хранение 07/2/2019 от 20.09.2019г., фонду присвоен № Л-631, решение Главного архивного управления Московской области от 29.03.2019 №3. Сданы документы по личному составу за 2008-2017 годы, в количестве 60 ед. хранения.
  • ОАО «Московская городская реклама» — документы по личному составу за 1994-2016 годы, в количестве 255 ед. хранения.
  • ОАО «Московская городская реклама» — архив ГБУ «ЦГАТО Москвы», сданы на хранение документы по личному составу за 1975-1993 годы, в количестве 525 ед. хранения.
  • ООО «Единый город-1» — архив ГБУ «ЦГАТО Москвы», сданы на хранение документы по личному составу за 2004, 2007-2016 годы, в количестве 13 ед. хранения.
  • ЗАО «Рекламная фирма «СТОЛиЦА-М» — архив ГБУ «ЦГАТО Москвы», сданы на хранение документы по личному составу за 1996-2016 годы, в количестве 55 ед. хранения.
  • ООО «Дистрибьюторский центр ТАЙПиТ» — архив ГБУ «ЦГАТО Москвы», сданы на хранение документы по личному составу за 2002-2015 годы, в количестве 150 ед. хранения.
  • ЗАО «Группа региональных производств» — архив ГБУ «ЦГАТО Москвы», сданы на хранение документы по личному составу за 2013-2015 годы, в количестве 4 ед. хранения.
  • ООО «Логистический центр КУПАВНА» — архив ГБУ МО МОАЦ, сданы документы по личному составу за 2006-2016 годы, в количестве 70 ед. хранения.
  • ООО «СПД Трейдинг» — архив ГБУ «ЦГАТО Москвы», сданы на хранение документы по личному составу за 2010-2012, 2015 годы, в количестве 12 ед. хранения.
  • ЗАО «Целлштофф унд Папир, ист» — архив ГБУ «ЦГАТО Москвы», сданы на хранение документы по личному составу за 1995-2014 годы, в количестве 48 ед. хранения.
  • ЗАО «Целлштофф унд Папир, Рус» — архив ГБУ «ЦГАТО Москвы», сданы на хранение документы по личному составу за 1999-2014 годы, в количестве 40 ед. хранения
  • ООО «ирида Плюс» — архив ГБУ «ЦГАТО Москвы», сданы на хранение документы по личному составу за 1991-1999, 2001-2013 годы, в количестве 76 ед. хранения.
  • ООО «Компетенции Проекты Сервис» — архив ГБУ «ЦГАТО Москвы», сданы на хранение документы по личному составу за 2010, 2014-2016 годы, в количестве 7 ед. хранения.
  • ЗАО «Техосмотр» — архив ГБУ «ЦГАТО Москвы», сданы на хранение документы по личному составу за 2011-2014 годы, в количестве 457 ед. хранения.
  • ООО «Старокупавенская производственная компания» — архив ГБУ МО МОАЦ, сданы на хранение документы по личному составу за 2006-2015 годы, в количестве 84 ед. хранения.
  • ООО «Спортивный комплекс» города Лыткарино – архивный отдел города Лыткарино, сданы на хранение документы по личному составу за 2004-2015 годы, в количестве 35 ед. хранения.
  • ЗАО «Мосстрой-инвест» — архив ГБУ «ЦГАТО Москвы», сданы на хранение документы по личному составу за 2007-2015 годы, в количестве 72 ед. хранения.

Полный перечень организаций будет опубликован в годовом отчете Компании «Проект-Архив».

С порядком сдачи документов в архив, а так же перечнем документов подлежащих обязательному хранению, можно ознакомиться здесь >>>>>>>>>>>>>>>>>>

Консультации, а так же расчет стоимости услуг по сдаче документов на хранение в архив при ликвидации либо банкротстве организации – Пеньковой Иван Владимирович тел. 8 926 604 22 08

Особенности уничтожения документов на предприятии.

 

Каждое предприятие, на определенном этапе своей деятельности, сталкивается с такой проблемой как необходимость уничтожить накопившиеся архивные документы, однако самостоятельно уничтожить большой объем документов, используя при этом офисные шредеры представляется весьма затруднительным процессом, т.к. скорость и производительность таких шредеров не велика и не рассчитана на большие массивы документации, тем более для этого понадобиться привлекать персонал, тем самым отвлекая сотрудников компании от их основной работы. Так что же делать, какие существуют способы уничтожения документов, как создать экспертную комиссию для уничтожения документов, как определить сроки хранения документов, как уничтожить документы с истекшими сроками хранения, какими отчетными документами и актами подтверждается законное уничтожение документации, об этом мы поговорим с генеральным директором архивной компании «Проект-Архив», Иваном Владимировичем Пеньковым.

— Сотрудник редакции:

Иван Владимирович, спасибо, что уделили нам время! Расскажите, пожалуйста, каким образом должен происходить процесс законного уничтожения документации в организациях, каким образом Ваша компания уничтожает архивные документы заказчиков компании «Проект-Архив», какие отчетные документы заказчик получает после уничтожения документов.

— Генеральный директор компании «Проект-Архив»:

Добрый день, Анна! Действительно, уничтожение документов с истекшими сроками хранения является весьма актуальной задачей практически для любой организации, ведь согласно действующему архивному законодательству, документы имеют свой срок хранения, так бухгалтерские документы, как правило, имеет срок хранения 5 лет, а некоторые документы, такие как внутренняя переписка и во все 1 год, в зависимости от особенностей документооборота и размера и сферы деятельности компании, за несколько лет может скопиться огромное количество документов, подлежащих списанию и уничтожению. Первым делом необходимо обратиться в архивную компанию для проведения экспертизы ценности документов с целью определения сроков хранения документов и выделения документов с истекшими сроками хранения к уничтожению. После проведения экспертизы ценности документов, сотрудник архивной компании составляет акт о выделении документов с истекшими сроками хранения к уничтожению, именно акт о выделении документов к уничтожению и является документом, который позволяет на законных условиях провести уничтожение документов. В свою очередь, организация, в которой планируется уничтожение документов, создаёт экспертную комиссию, которая должна утвердить акт о выделении документов с истекшими сроками хранения к уничтожению.

— Сотрудник редакции:

— Иван Владимирович, скажите, пожалуйста, кто из сотрудников должен входить в экспертную комиссию для утверждения акта об уничтожении документов?

— Генеральный директор компании «Проект-Архив»:

Членов экспертной комиссии, назначает руководитель организации, как правило, это сотрудники отвечающие за документооборот или определенный массив документации, а именно руководитель отдела кадров, главный бухгалтер, начальник службы АХО, руководитель архива компании и т.д.

— Сотрудник редакции:

Итак, организация провела экспертизу ценности документов, были определены сроки хранения и выделены документы с истекшими сроками хранения подлежащих уничтожению, был составлен акт о выделении документов к уничтожению, акт был утвержден экспертной комиссией организации, какие дальнейшие действия, как правильно провести законное уничтожение списанных документов?

— Генеральный директор компании «Проект-Архив»:

В настоящее время существует два наиболее эффективных и востребованных способа уничтожения документов, это уничтожение документов на промышленном шредере и сжигание документов в высокотемпературной печи. Наша компания предлагает услуги как по шредированию документов, так и по сжиганию документов.

— Сотрудник редакции:

Какая разница между шредированием и сжиганием документов, какой способ уничтожения документов предпочтительнее?

— Генеральный директор компании «Проект-Архив»:

Каждый способ по уничтожению документов имеет свои особенности и нюансы, так например документы не представляющих особой ценности, как правило, подлежат уничтожению методом шредирования на промышленном шредере, а вот документы имеющих гриф секретности или документы, содержание которых ни в коем случае не должно попасть в поле зрения посторонних людей, подлежат сжиганию, ведь после сжигания документы не возможно восстановить ни одним известных современной науке способом.

— Сотрудник редакции:

Расскажите, пожалуйста, подробнее о процессе уничтожения документов методами сжигания и шредирования?

— Генеральный директор компании «Проект-Архив»:

Перед шредированием, наши сотрудники сортируют документы заказчика, вынимая документы из файлов, папок, вынимают металлические скрепки и скобы, далее документы подлежат гидрообработке и помещаются в промышленный шредер, который режет листы бумаги на мелкие кусочки,  на выходе из шредера фракция бумаги составляет не более 2 см., что делает практически невозможным использование документов в качестве первоисточника.  Далее шредированные документы прессуются в кипы и отправляются на дальнейшую переработку на целлюлозно-бумажные комбинаты.
Сжигание документов производится в печах с вихревым кипящим слоем инертного материала – кварцевого песка при температуре более 800 градусов. Документы сжигаются вместе с коробами, папками и файлами. Так же хочу обратить внимание на то, что наша компания так же оказывает услуги по уничтожению любых носителей информации, в том числе пластиковых карт, CD дисков, магнитных лент и.т.п.

— Сотрудник редакции:

Какие документы Ваша компания предоставляет своим заказчикам после проведения уничтожения документов?

— Генеральный директор компании «Проект-Архив»:

При проведении уничтожения документов организации заказчику предоставляется договор на оказание услуг по уничтожению документов, акт о выделении документов с истекшими сроками хранения к уничтожению, акт об уничтожении документов, акт о сжигании документов, а так же необходимый комплект бухгалтерских документов, акт выполненных работ и счет-фактуру.

— Сотрудник редакции:

Иван Владимирович, спасибо за интересную беседу, на что бы Вы хотели особенно обратить внимание организаций, которым только предстоит провести уничтожение документов?

— Генеральный директор компании «Проект-Архив»:

Спасибо, Анна!
Хочу Вас поблагодарить за то, что поднимаете столь актуальные для бизнеса вопросы как уничтожение документов с истекшими сроками хранения, а наших читателей призвать особо внимательно подходить к процессу уничтожения документов, ведь для избежание проблем с проверяющими органами, которых в нашей стране не мало, документы можно уничтожать только при соблюдении всех норм законодательства. Обратившись за услугой по уничтожению документов с истекшими сроками хранения в компанию «Проект-Архив», Вы можете быть уверены в соблюдении всех норм и правил действующего архивного законодательства и полностью положиться на опыт и профессионализм наших сотрудников!

 

Компания «Проект-Архив»

Для чего нужна архивная обработка документов.

В процессе деятельности любой организации накапливается большой объем документации, это как бухгалтерские документы, налоговые отчеты, кадровая документация и прочее. Сотрудники организации периодически прибегают к поиску того или иного документа, например бухгалтерия готовится к налоговой проверке за прошедшие годы, кадровые сотрудники выдают справки о трудовом стаже и заработной плате уволенных сотрудников по запросу из пенсионного фонда, юристам нужны договоры с контрагентами. Для того, чтобы сотрудники компании часами не занимались поиском документов, необходимо провести профессиональную архивную обработку. Обработка архивных документов разделяется на несколько этапов, во-первых, требуется определить какие документы надо оставить, а какие можно уничтожить, для этого проводиться экспертиза ценности документов с целью определения их сроков хранения и выделения документов с истекшими сроками хранения к уничтожению. Далее составляется акт о выделении документов к уничтожению, на основании которого, можно на законных основаниях провести уничтожение документов, как правило, это бухгалтерские документы временного срока хранения. Вторым этапом архивной обработки документов является их систематизация, документы сортируются по видам, по годам, по крайним датам. После того, как документы в архиве систематизированы, они формируются в архивные дела, формирование архивных дел должно производиться в строгом соответствии с действующим архивным законодательством, по этому услуги по архивной обработке документов должны оказываться профессионалами, архивистами с профильным образованием. После того, как документы сформированы в архивные дела, составляется общая опись документов. Описи составляются отдельно на документы постоянного срока хранения и по личному составу, а так же на документы временного срока хранения. Важно, что бы все архивные дела оставались в сохранности, для этого необходимо провести переплет документов, оформить обложку и подписать корешок, затем расставить готовые папки на стеллажи согласно топографическим указателям. Теперь поиск документов сотрудниками компании будет осуществляться быстро и без особых усилий, достаточно посмотреть номер нужного документа в описи и найти его на полке. Архивную обработку документов можно сравнить с генеральной уборкой, достаточно провести её хорошо и качественно, а потом просто периодически поддерживать чистоту. Порядок в документах, порядок в делах!

Компания «Проект-Архив» оказывает полный спектр архивных услуг, с расценками на услуги по архивной обработке документов можно ознакомиться   здесь>>>>>>>>>

Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации».

Начиная со 2 марта 2016 г., внесены изменения в Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации», согласно Федеральному закону, документы по личному составу, созданные до 2003 года, хранятся 75 лет, а документы по личному составу, созданные начиная с 2003 года, хранятся 50 лет. Если Вы уже провели архивную обработку документов по личному составу, необходимо переоформить обложки дел с учетом данных изменений!