Нужно ли вынимать документы из папок перед уничтожением?
Нет, не нужно! Перед тем, как документам попасть в шредер, они проходят через пункт сортировки, где документы вынимаются из файлов и отделяются от папок "корона".

Какая скорость шредирования документов?
Наши шредеры уничтожают от 3 тонн документов в час!

За сколько времени необходимо оставлять заявку на уничтожение документов?
Желательно отправить нам заявку на уничтожение документов не позднее чем за 1 рабочий день, это связано с планированием логистики.

Может ли представитель нашей организации наблюдать за процессом уничтожения документов?
Да, без проблем!

Кто в организации несет ответственность за организацию уничтожения документации?
Ответственность за организацию уничтожения документов организации, возлагается на ее руководителя.

На основании каких документов можно списывать документы на уничтожение?
Документы уничтожаются на основании акта о выделении документов к уничтожению, данный акт могут составить наши специалисты.

Можем ли мы сами доставить документы на Ваш пункт уничтожения?
Конечно, при этом стоимость уничтожения документов будет снижена.

Каким образом происходит сжигание документов?
Сжигание документов производится в печах с вихревым кипящим слоем инертного материала – кварцевого песка при температуре более 800 градусов. 

Что нужно делать с документами организации после ее ликвидации?
После ликвидации организации, документы по личному составу (75 лет хранения), в обязательном порядке должны быть переданы в архив на государственное хранение.

На ком лежит ответственность по организации и передачи документов в архив на государственное хранение при банкротстве предприятия?
При банкротстве предприятия, ответственность по сдаче документов в архив на государственное хранение лежит на конкурсном управляющем. Конкурсный управляющий может привлечь архивную компанию для архивной обработке и передачи документов в архив на государственное хранение.

Какой документ подтверждает передачу документов в архив на государственное хранение?
Договор с государственным архивом о передаче документов на хранение и акт приема передачи документов на государственное хранение. Во время конкурсного производства, предъявляется акт приема передачи документов на государственное хранение.

Кем должен быть выдан акта о приеме документов на государственное хранение?
Акт о приеме передаче документов на хранение в государственный архив, выдается непосредственно в том государственном архиве, куда были сданы документы.

Когда необходимо начинать готовить документы для передачи в государственный архив?
Процесс передачи документов на государственное хранение дело не быстрое и иногда может достигать от одного месяца до года, именно по этому проводить архивную обработку документов желательно ежегодно, однако если так получилось, что архивом в организации никто не занимался, следует обратиться в архивную компанию в самом начале процесса ликвидации или банкротства. Более того, не стоит забывать мудрую пословицу - Порядок в документах, порядок в делах!

Мы хотим сдать документы на государственное хранение, какие документы нам необходимо подготовить для Ваших специалистов?
Наши специалисты проведут полистную экспертизу ценности документов, после чего будут отобраны документы, подлежащие обязательной передаче в архив на государственное хранение.

Новые правила формирования архивных документов в 2023 году!

Сдача документов в архив
Сдача документов в архив

Произошли изменения в правилах по архивной обработке документов.

6 сентября 2023 г., Минюст РФ утвердил Приказ Федерального архивного агентства от 31 июля 2023 г. N 77 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях»

Открытие нового архивохранилища в г. Серпухов Московской области.

Начиная с 1 июня 2023 года, компания «Проект Архив» запускает в работу новое архивохранилище, расположенное в г. Серпухов Московской области. Площадь архива составляет 250 метров, будет осуществляться прием документов как временного срока хранения, с последующим уничтожением документов по истечению их срока хранения, так и документов по личному составу, с выдачей архивных справок.

С апреля 2023 года, государственный архив в 2 раза поднял цены за прием документов от ликвидируемых организаций на хранение!

ГБУ «ЦГАТО г. Москвы» внезапно поднимает цену на услуги по приему документов по личному составу на хранение от ликвидированных организаций, да не просто поднял, а ровно в два раза! Напомним, согласно ПРИКАЗ № 147 от 25.12.2018 Об утверждении расценок на архивные услуги (работы), оказываемые (выполняемые) ГБУ «ЦГАТО Москвы» на платной основе, стоимость платы за прием документов в архив составляла 310 рублей за 1 дело (1 единицу хранения), так вот теперь стоимость 720 рублей.

Повышение цены, с одной стороны, было вполне ожидаемо, ведь архив не повышал цены аж с 2018 года, однако с другой стороны, вырисовывается весьма неприятная ситуация, ниже постараемся ее разобрать.

Лимиты, деньги на услуги по архивной обработке и сдаче документов на хранение в архив при ликвидации либо банкротстве организации закладываются заблаговременно, при чем в случае с банкротством, эти лимиты еще надо утвердить в судебном порядке. Теперь сложилась ситуация что расходы на оплату услуг архива выросли вдвое, а лимиты уже утверждены, счета закрыты, денег нет, а ведь согласно законодательству, обязанности по сдаче документов по личному составу на хранение в госархив лежат персонально на конкурсном управляющем либо ликвидаторе организации.

Компания «Проект Архив», как правило включает все расходы связанные со сдачей документов на хранение в архив в договор услуг, в таком случае клиент может быть уверен в том, что документы будут переданы в архив в рамках утвержденных лимитах, без увеличения стоимости договора.

По заверению генерального директора ООО «ДЕЛО» (Компания Проект Архив), Пенькового Ивана Владимировича, все договорные обязательства перед нашими клиентами будут выполнены в полном объеме, без каких либо увеличений стоимости услуг по сдаче документов в госархив.

Сдача документов по личному составу на хранение в архив при закрытии ИП или должен ли индивидуальный предприниматель сдавать кадровые документы при ликвидации.

Рассмотрим ситуацию закрытия ИП у которого работали сотрудники.  Документы с истекшими сроками хранения можно будет списать и уничтожить, а вот что делать с документами сроки хранения которых 50 и 75 лет, а именно кадровыми документами по сотрудникам.

В законодательстве РФ прямо указывается обязанность по сдаче документов по личному составу на хранение в государственный архив только при ликвидации юридических лиц, то есть у ИП такой обязанности нет. С другой стороны, при закрытии ИП обязан обеспечить сохранность всех документов до истечения их срока годности. Понятно, что хранить у себя дома документы закрытого ИП крайне не удобно, не говоря уже о том, что бывшие сотрудники не смогут подтвердить свой трудовой стаж без обращения к бывшему работодателю. Несмотря на то, что обязанности по сдаче документов на хранение в государственный архив у ИП нет, возможность такая существует. Для сдачи кадровых документов в архив при закрытии ИП, необходимо провести архивную обработку документов, составить опись, предисловие к описи, написать историческую справку. Проводить архивную обработку документов с последующей передачей на хранение в архив рекомендуется доверить специализированной организации.

Росреестр напомнил о необходимости обеспечения хранения документов должника в процессе конкурсного производства.


 
Федеральная служба государственной регистрации, кадастра и картографии в рамках профилактики правонарушений законодательства Российской Федерации обращает внимание на следующее.
В соответствии с пунктом 2 статьи 129 Федерального закона от 26.10.2002 N 127-ФЗ «О несостоятельности (банкротстве)» конкурсный управляющий при проведении процедуры конкурсного производства обязан в том числе передавать на хранение документы должника, подлежащие обязательному хранению в соответствии с федеральными законами. Порядок и условия передачи документов должника на хранение устанавливаются федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.
Всвязи с этим в процедуре конкурсного производства необходимо принять исчерпывающие меры по получению (истребованию) документов, относящихся к деятельности организации должника и подлежащих обязательному хранению, от бывшего руководителя должника и (или) предыдущего арбитражного управляющего и по дальнейшей их передаче в архив.
В соответствии со статьей 27 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» юридические лица, а также должностные лица и граждане, виновные в нарушении законодательства Российской Федерации об архивном деле, несут ответственность, предусмотренную законодательством Российской Федерации.
Сообщается в целях доведения указанной информации до членов саморегулируемой организации и контроля за соблюдением обязательного требования.
 
М.С.СМИРНОВ

Документы Представительства банка Корпорация Строительный банк Китая сданы на хранение в ЦГАТО Москвы

В связи с ликвидацией Представительства банка Корпорация Строительный банк Китая, специалисты компании «Проект-Архив» произвели архивную обработку и сдачу документов по личному составу на хранение в ЦГАТО Москвы.

На хранение в архив были переданы документы за период 2011-2018 гг. и научно-справочный аппарат к ним, фонду присвоен № ц 2895, акт приёма-передачи №08082019-1.

Сданы на хранение в архив документы ООО «Эгни»

В связи с ликвидацией, была произведена архивная обработка и передача документов ООО «Эгни» в архив ЦГАТО Москвы. Акту приёма-передачи документов в архив был присвоен № 06122019-01, опись дел по личному составу за период 2007-2016 гг. в кол-ве 33 ед. хранения.

Срок выполнения работ (включая полный комплекс работ по архивной обработке документов, составлению и согласованию научно-справочного аппарата на экспертно-проверочной комиссии ЦГАТО Москвы) составил 65 дней.

Государственный архив Новосибирской области принял на хранение документы ООО «Гарантия»

Компания «Проект-Архив» осуществляет сдачу документов в государственные архивы на всей территории РФ!

Силами наших архивистов, был осуществлен полный комплекс по архивной обработке с последующей передачей документов ООО «Гарантия» (в связи с банкротством общества) на хранение в Государственный архив Новосибирской области.

Акт приёма-передачи документов № 1191 от 17 сентября 2020 г., опись дел по личному составу №356, фонду присвоен № Р 21-70

Сдача документов на хранение в архивное управление администрации г. Симферополя

Согласно Закону Республики Крым «Об архивном деле в Республике Крым», в связи с прекращением хозяйственно-финансовой деятельности, документы ООО «Автоспеццентр им. Э.Ф. Хаваджи» по личному составу за период 2014-2017 гг. Архивному фонду присвоен номер 422, кол-во ед. хранения 6.