уничтожение_документов

СДАЧА ДОКУМЕНТОВ
В ГЛАВАРХИВ

Полный комплекс услуг
"под ключ"
Срок сдачи документов
не превышает 1 месяц


base_gerb
uslugi
logo_pr
archiv_gold
stamp
litera
directoru

Архивная обработка документов с целью их списания и уничтожения

Работа по выделению документов к уничтожению, как правило, проводится как в архиве организации, так и в структурных подразделениях, которые осуществляют текущее хранение документов. В структурных подразделениях ежегодно после завершения календарного года проводится работа, направленная на формирование и подготовку дел постоянного хранения для передачи в архив организации, а также на своевременное выделение к уничтожению документов с истекшими сроками хранения. Хотелось бы отметить, что документы, срок хранения которых менее 5 лет, как правило, в архив не передаются, а хранятся в структурных подразделениях до момента их утилизации.

Архивом организации также проводится работа по выделению к уничтожению документов с истекшими сроками хранения, приему дел, подлежащих уничтожению из структурных подразделений, составлению акта и организации вывоза документов на утилизацию.

Теперь поясню детальнее, как проводится эта работа.

Делопроизводитель структурного подразделения на основании номенклатуры дел, утвержденной на завершившийся календарный год, выделяет дела, подлежащие постоянному и долговременному хранению, оформляет дела в соответствии с требованиями Основных правил работы архивов организаций к передаче их на хранение в архив организации. На дела, срок хранения которых истек, составляется документ, на основании которого дела будут переданы в архив для включения в акт выделения к уничтожению документов. Этим документом, как правило, является упрощенная форма утвержденного правилами акта. Акт подписывается делопроизводителем, его составившим, и утверждается руководителем структурного подразделения.

Архивариус принимает из структурных подразделений дела с истекшими сроками хранения по акту, которые обязательно проверяются на предмет правильности включения дел в акт. Дела, срок хранения которых, по мнению архивариуса или экспертной комиссии, еще не истек, возвращаются в структурные подразделения для дальнейшего хранения или оседают в архиве.

Архивариусом также просматриваются описи дел, переданных на хранение в архив организации, выделяются дела, срок хранения которых истекает. Выделенные таким образом дела изымаются из хранилищ или других мест хранения.

Еще раз хотелось бы отметить, что выделение к уничтожению документов проводится только после утверждения описей дел постоянного и долговременного срока хранения!

Итак, дела сняты с полок, вынуты из сейфов и хранилищ! Что делать? Теперь эту массу дел необходимо упорядочить и описать, т.е. составить акт о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения. Хорошо, если организация проводит уничтожение документов регулярно, т.е. ежегодно. А при больших объемах документации и сравнительно небольших объемах архивных помещений такую работу целесообразно проводить два, а то и три раза в год. Это позволит довольно оперативно обновлять архивный фонд и не хранить на «дорогущем архивном пространстве» документы, давно потерявшие свое практическое значение.

При составлении акта необходимо учитывать и тот факт, что описание дел, включаемых в акт, отличается от описания дел, вносимых в описи. В акте не описывается каждое дело индивидуально, а указывается общее количество дел данного вида (наименования) и крайние сроки завершения дел в делопроизводстве.

Например, в описи приказов по основной деятельности мы должны дать наименование каждого дела, указать его крайние даты, количество страниц дела и т.д., а при внесении в акт копий тех же приказов достаточно отразить следующую информацию:

Поэтому при составлении акта методика проста: разложили дела по наименованию, пересчитали количество дел одного наименования и указали крайние даты дел, т.е. дату закрытия самого «старого» и самого «молодого» дела. Вот и все.

В акте дела располагаются в той последовательности, в которой они внесены в номенклатуру дел организации.

Желательно также проверить общее количество «реальных» папок и общее количество дел, которое вы укажете в итоговой записи к акту. Внимание! Эти две суммы должны обязательно совпадать.

Еще учтите распространенную ошибку: в качестве основания в преамбуле акта часто указывают приказ, на основании которого проводятся работы, однако это неверно. Если внимательно читать Приложение 4 к Основным правилам работы организаций, то можно увидеть, что в преамбуле ссылка дается на перечень, на основании которого устанавливались сроки хранения документов (она присутствует в подстрочном комментарии к той графе, куда следует вписывать документ-основание). Да, сейчас возникла неопределенность с будущим Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Росархивом в 2010 году. Он признан судом не вступившим в силу из-за нарушения процедуры официального опубликования. Но надеюсь, что это «временная заминка», выход из которой будет найден в ближайшее время Росархивом и Министерством культуры. Тем более, что замены этому Перечню в устоявшейся технологии работы в сфере ДОУ и архивного дела пока нет!
ВАС РФ признал не вступившим в силу «Перечень типовых управленческих архивных документов...». Когда и почему? Как будут развиваться события? См. статью«Страна осталась без Перечня типовых управленческих архивных документов».
Кроме того, см. новостную информацию на эту тему.

После проведения экспертизы ценности документов экспертная комиссия может принять решение о полном или частичном уничтожении архивных дел. Иногда перед уничтожением создается электронный архив путем сканирования документов.

При этом использование документов, выделенных к уничтожению, для хозяйственных нужд (например, на черновики) запрещено!

Если принято решение о полной утилизации, то проводятся работы по разброшюровке дел, извлечению скрепок и других видов крепежа. Например, если документы, скрепленные скобами, попадут в шредер, то они могут испортить аппарат.

Если вы проводите работу по уничтожению документов не первый год и у вас в архиве идеальный порядок, то удобно изымать дела из хранилища только после утверждения акта и сразу же складывать их в тару – мешки или коробки. Но это возможно только при наличии «идеального архива», в котором не нужно просматривать каждое дело и определять срок его хранения на месте.

Итак, акт составлен. Он подписывается лицом, его составившим, согласовывается ЭК организации, о чем на акте делается соответствующая запись. Затем акт передается на утверждение руководителю организации, который несет полную ответственность за хранение документов.

Если организация является фондообразователем государственного архива, то акты утверждаются только после согласования описей дел постоянного хранения и дел по личному составу с ЭПК государственного архива, о чем на акте также делается соответствующая запись.

Документы могут уничтожаться на территории компании или транспортироваться с погрузкой. Для исключения утери документов они должны быть упакованы.

При этом осуществлять доставку и погрузку документов может как ваша компания, так и специализированная организация, занимающаяся уничтожением документов. В любом случае присутствие специалистов вашей компании обязательно при погрузке документов и при самой процедуре уничтожения, поскольку требуется соблюдение конфиденциальности.

Обратите внимание, что некоторые компании специализируются на вывозе макулатуры и ее последующей переработке (и, соответственно, выполняют большие объемы работы бесплатно, прибыль они получают за счет передачи бумажной массы на производство), а другие – именно на конфиденциальности и высокой степени надежности. При использовании компании, которая специализируется на утилизации макулатуры, ваша организация может столкнуться с «утечкой информации», с непредвиденными последствиями.

Источник: Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» октябрь 2011

 

архивное делопроизводство, архивация документов, архивное хранение документов, переплет документов, утилизация документов, уничтожение архивных документов, переплёт бухгалтерских документов

© 2011 Проект Архив
ИНФОРМАЦИЯ:
Яндекс.Метрика

Интересные статьи:

следующие статьи˃˃˃