Опись дел постоянного хранения
Опись дел постоянного хранения – систематизированный перечень справочного характера, который состоит из заголовков дел. Он служит для раскрытия состава и содержания дел, а также делает возможным их оперативный учет и систематизацию.
Опись дел постоянного хранения является необходимым учетным документом для любой организации. Она составляется сотрудниками отдела документооборота или иными уполномоченными лицами. Опись дел постоянного хранения должна быть составлена согласно российскому законодательству (см. Основные правила работы организаций). Она включает в себя совокупность обязательных элементов, которые образуют описательную статью.
Среди обязательных элементов описи дел постоянного хранения:
— наименование организации
— индекс дела
— заголовок дела
— дата дела
— число листов в деле
— примечание
Правила заполнения описи дел постоянного хранения
1. Наименование организации
Необходимо указать то наименование компании, которое она носила во время создания документов. В том случае если организация несколько раз сменила наименование в указанный период, то нужно оставить последнее название.
2. Индекс дела
Нужно указать индекс дела согласно номенклатуре дел.
3. Заголовок дела
Заголовок вносится в опись в точном соответствии с заголовком, который находится на обложке дела. Никакие расхождения не допускаются. Для дел с одинаковыми заголовками существует следующий порядок: полностью прописывается наименование только первого дела, а все остальные обозначаются словами «То же».
4. Дата дела
данной графе указываются крайние даты дел.
5. Число листов в деле
Необходимо прописать количество листов, относящихся к делу. Они переносятся с обложки дела.
6. Примечание
В примечании в случае необходимости делаются пометки об особенностях физического состояния документов, выбытии дел и др.
