Об архивном фонде Москвы и архивах
(изменения на 7 мая 2014 года)

Настоящий Закон регулирует отношения по формированию, организации хранения, комплектования, учета, использования документов Архивного фонда Москвы и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также по управлению архивным делом в городе Москве в интересах граждан, общества, государства.

Глава 1. Общие положения

Статья 1. Основные понятия

Документ (документированная информация) — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Архивный фонд Москвы — постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое, культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, жителей города Москвы. Документы Архивного фонда Москвы являются составной частью Архивного фонда Российской Федерации и информационных ресурсов, охраняемых федеральным законодательством и законодательством города Москвы.

Центральные архивы города Москвы (городские архивы) — архивы, созданные Правительством Москвы в системе организаций уполномоченного Правительством Москвы органа исполнительной власти города Москвы для постоянного хранения и использования документов Архивного фонда Москвы и временного хранения других архивных документов.

Архивное учреждение города Москвы — учреждение, созданное Правительством Москвы в системе организаций уполномоченного Правительством Москвы органа исполнительной власти города Москвы (далее — уполномоченный орган исполнительной власти города Москвы) для обеспечения деятельности указанной системы организаций.

Вещественные источники — предметы религиозного или светского характера, имеющие значение для истории и культуры и относящиеся к категориям, определенным в статье 7 Закона Российской Федерации от 15 апреля 1993 года N 4804-I «О вывозе и ввозе культурных ценностей».

Статья 2. Правовые основы архивного дела в городе Москве

Правовую основу архивного дела в городе Москве составляют Конституция Российской Федерации, международные договоры Российской Федерации, Федеральный закон от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Федеральный закон от 9 февраля 2009 года N 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления», другие федеральные законы и принимаемые в соответствии с ними иные нормативные правовые акты Российской Федерации, настоящий Закон и принимаемые в соответствии с ним иные нормативные правовые акты города Москвы, нормативные правовые акты органов местного самоуправления.

Статья 3. Полномочия органов государственной власти города Москвы в области архивного дела

К полномочиям города Москвы в области архивного дела относятся:

проведение государственной политики в области архивного дела на территории города Москвы;

хранение, комплектование, учет и использование архивных фондов и архивных документов городских архивов, музеев, библиотек, органов государственной власти города Москвы и иных государственных органов города Москвы, государственных унитарных предприятий города Москвы (включая казенные предприятия города Москвы), государственных учреждений города Москвы, органов местного самоуправления внутригородских муниципальных образований в городе Москве (далее — органы местного самоуправления в городе Москве) — муниципальных округов, а также созданных (учрежденных) ими муниципальных предприятий и учреждений

К ведению Московской городской Думы относятся:

осуществление законодательного регулирования в области хранения, комплектования, учета и использования архивных фондов и архивных документов, относящихся к собственности города Москвы, а также другие вопросы в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации;

решение вопросов о передаче права собственности на архивные фонды и архивные документы, образовавшиеся в результате деятельности законодательного (представительного) органа государственной власти города Москвы.

К ведению Правительства Москвы относятся:

принятие (издание) в рамках его компетенции нормативных правовых актов по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных фондов и архивных документов;

решение вопросов о передаче права собственности на архивные фонды и архивные документы, относящиеся к собственности города Москвы, в собственность Российской Федерации, иных субъектов Российской Федерации и (или) муниципальных образований;

организация комплектования, хранения, учета и использования архивных фондов и архивных документов на территории города Москвы;

взаимодействие с федеральными органами исполнительной власти по вопросам архивного дела;

взаимодействие с органами местного самоуправления в городе Москве по вопросам архивного дела.

Глава 2. Архивный фонд Москвы

Статья 4. Состав Архивного фонда Москвы

В состав Архивного фонда Москвы входят архивные документы, подлежащие постоянному хранению, находящиеся на территории города Москвы, независимо от источника их происхождения, времени и способа создания, вида носителя, форм собственности и места хранения, в том числе юридические акты, управленческая документация, документы, содержащие результаты научно-исследовательских, опытно-конструкторских и технологических работ, градостроительная документация, кино-, фото-, видео- и фонодокументы, электронные и телеметрические документы, рукописи, рисунки, чертежи, дневники, переписка, мемуары, копии архивных документов на правах подлинников, вещественные источники.

В состав Архивного фонда Москвы не входят архивные документы, находящиеся на территории города Москвы, отнесенные к федеральной собственности и собственности других субъектов Российской Федерации.

Статья 5. Государственная часть Архивного фонда Москвы (утратила силу)

Статья утратила силу с 12 декабря 2009 года

Статья 6. Негосударственная часть Архивного фонда Москвы (утратила силу)

Статья утратила силу с 12 декабря 2009 года

Глава 3. Архивы Москвы

Статья 7. Создание архивов

Органы государственной власти города Москвы и органы местного самоуправления в городе Москве, организации в целях сохранности и использования архивных документов обязаны создавать архивы в порядке, установленном федеральным законодательством

Граждане (физические лица) создают личные архивы с целью хранения своих документов.
Создание архивов для хранения документов Архивного фонда Москвы, относящихся к государственной собственности, является прерогативой органов государственной власти города Москвы, деятельность иных организаций в этой сфере запрещается.
Организации и граждане, оказывающие услуги в области хранения и использования архивных документов или создающие в этих целях архивы, предоставляют уполномоченному органу исполнительной власти города Москвы информацию о своей работе.

Статья 8. Передача права собственности на архивные документы

Передаче прав собственности на архивные документы, являющиеся собственностью города Москвы, осуществляется Правительством Москвы по представлению уполномоченного органа исполнительной власти города Москвы.
Документы Архивного фонда Москвы, относящиеся к государственной и муниципальной собственности, не подлежат приватизации, не могут быть объектом купли — продажи, а также иных сделок, кроме случаев, когда передача права собственности на указанные документы осуществляется в соответствии с частью первой настоящей статьи

В целях сохранности архивных документов и для решения вопроса о месте их дальнейшего хранения в состав ликвидационных комиссий, образуемых для передачи дел и имущества органов государственной власти города Москвы, органов местного самоуправления в городе Москве, организаций, могут включаться представители уполномоченного органа исполнительной власти города Москвы.

Документы Архивного фонда Москвы, относящиеся к частной собственности, поступают в собственность города Москвы в случаях:

— отчуждения собственниками документов в городские архивы, музеи и библиотеки на основании договора с уточнением при необходимости условий хранения и использования документов;

— ликвидации организаций или смерти собственника при отсутствии правопреемников и наследников по закону или завещанию, принявших наследство.

Глава 4. Управление архивным делом в Москве

Статья 9. Управление архивным делом в городе Москве

Управление архивным делом в городе Москве осуществляется уполномоченным органом исполнительной власти города Москвы (далее — орган управления архивным делом Москвы). Ведение архивного дела в городе Москве осуществляется органом управления архивным делом Москвы и организациями его системы, в которую входят городские архивы, архивные учреждения.

Организации, граждане (физические лица), городские музеи и библиотеки, хранящие документы Архивного фонда Москвы, руководствуются в работе с ними правилами и нормами, устанавливаемыми федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела, органом управления архивным делом Москвы в пределах своей компетенции.

Орган управления архивным делом Москвы в соответствии со своей компетенцией осуществляет координацию и контроль деятельности городских и муниципальных архивов, архивов органов государственной власти города Москвы, архивов органов местного самоуправления в городе Москве, архивов государственных унитарных предприятий города Москвы (включая казенные предприятия города Москвы), государственных учреждений города Москвы, муниципальных предприятий и учреждений города Москвы, архивов организаций — источников комплектования городских архивов архивными документами по всем видам деятельности в области архивного дела, осуществляемой на территории города Москвы.

Положение об органе управления архивным делом Москвы утверждается Правительством Москвы.

Управление архивным делом в муниципальных образованиях в городе Москве осуществляют органы местного самоуправления в городе Москве в соответствии с их полномочиями, установленными Законом города Москвы от 6 ноября 2002 года N 56 «Об организации местного самоуправления в городе Москве» (часть дополнительно включена с 1 июля 2012 года Законом города Москвы от 13 июня 2012 года N 23)

Статья 10. Обеспечение деятельности органа управления архивным делом Москвы и организаций его системы

Финансовое, материально-техническое и социальное обеспечение деятельности органа управления архивным делом Москвы, городских архивов, архивных учреждений города Москвы осуществляется за счет средств бюджета Москвы, а также иных источников в соответствии с федеральным законодательством и законодательством города Москвы с учетом совершенствования архивного дела Москвы, комплектования городских архивов, архивных учреждений города Москвы современным оборудованием, внедрения новейших информационных технологий, создания оптимальных условий оплаты труда работников.

Органы государственной власти города Москвы принимают меры по обеспечению деятельности городской системы подготовки специалистов с высшим и средним специальным образованием в области архивного дела, по организации деятельности учебных центров, осуществляющих подготовку и переподготовку специалистов в области архивного дела, повышение квалификации по историко — архивоведческим специальностям.

Органы государственной власти города Москвы и органы местного самоуправления в городе Москве, организации обеспечивают архивы зданиями, помещениями, необходимым финансированием, оборудованием, кадрами в порядке, установленном федеральным законодательством, законодательством города Москвы, нормативно — методическими документами органа управления архивным делом Москвы.

Органы государственной власти города Москвы и органы местного самоуправления в городе Москве при принятии решений по вопросам социально — экономического развития соответствующих территорий учитывают интересы архивов.

Городские архивы, архивные учреждения города Москвы вправе осуществлять приносящую доходы деятельность от оказания платных услуг.

В целях пополнения Архивного фонда Москвы исторически значимыми архивными документами, документальными собраниями и коллекциями, вещественными источниками в бюджете города Москвы предусматриваются расходы на указанные цели.

В целях содействия материально — техническому обеспечению деятельности архивов могут создаваться фонды развития архивов.

Органы государственной власти города Москвы вправе предоставлять городским архивам налоговые и иные льготы в соответствии с федеральным законодательством и законодательством города Москвы.

Органы государственной власти города Москвы и органы местного самоуправления в городе Москве не вправе принимать решения и осуществлять действия, которые влекут ухудшение материально — технического обеспечения городских и муниципальных архивов, архивов организаций, их перевод в помещения, не соответствующие требованиям охраны труда, хранения архивных фондов.

Решения указанных органов, а также действия их должностных лиц, ущемляющие законные интересы архивов и их пользователей, могут быть обжалованы в судебном порядке гражданами (физическими лицами), организациями.

Органы государственной власти города Москвы обеспечивают создание материально-технической базы информатизации городских архивов и архивов органов государственной власти города Москвы, органов местного самоуправления в городе Москве, государственных унитарных предприятий города Москвы (включая казенные предприятия города Москвы), государственных учреждений города Москвы, муниципальных предприятий и учреждений города Москвы как основы развития информационного обслуживания организаций и граждан.

Орган управления архивным делом Москвы, городские архивы и архивные учреждения, являясь частью информационной системы города Москвы, принимают участие в процессах разработки и внедрения комплексов технических средств, программного обеспечения, организации участков по изготовлению копий архивных документов на электронных носителях для создания функциональных систем сбора, хранения, обработки и использования документированной информации (часть дополнительно включена с 12 декабря 2009 года.

Статья 11. Государственное попечение над негосударственными архивами (утратила силу)

Глава 5. Хранение, комплектование, учет и использование архивных документов

Статья 12. Обеспечение сохранности документов Архивного фонда Москвы и других архивных документов их собственниками и владельцами

Собственники и владельцы документов Архивного фонда Москвы обеспечивают ведение делопроизводства, сохранность архивных документов в соответствии с федеральным законодательством и законодательством города Москвы.

Особо ценные уникальные архивные документы находятся на особом режиме учета, хранения, использования в соответствии с федеральным законодательством.

Отнесение архивных документов к особо ценным и уникальным, а также создание и сохранение страховых копий особо ценных и уникальных документов, хранящихся в городских архивах, осуществляются органом управления архивным делом Москвы в порядке, установленном федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела.

Органы государственной власти города Москвы и органы местного самоуправления в городе Москве, организации, в процессе деятельности которых по экспертной оценке органа управления архивным делом Москвы, проводимой в соответствии с федеральным законодательством, образуются документы, подлежащие постоянному хранению:

обеспечивают сохранность, учет, отбор и подготовку документов Архивного фонда Москвы для передачи в городские архивы в соответствии с национальными стандартами, а также правилами и инструкциями федерального органа исполнительной власти в области архивного дела, нормативно-методическими документами органа управления архивным делом Москвы;

разрабатывают и утверждают по согласованию с органом управления архивным делом Москвы нормативно-методические документы, определяющие работу архивных и делопроизводственных служб;

согласовывают с органом управления архивным делом Москвы сроки и порядок описания (упорядочения) архивных документов.

Органы государственной власти города Москвы и органы местного самоуправления в городе Москве, организации, передающие документы в городские архивы, не вправе уничтожать документы, срок хранения которых истек, до утверждения органом управления архивным делом Москвы описей дел постоянного хранения и согласования описей документов по личному составу.

При реорганизации органов государственной власти города Москвы и органов местного самоуправления в городе Москве, организаций, изменении формы собственности их правопреемники обязаны обеспечить сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу.

Архивные документы, в том числе документы по личному составу, ликвидируемая организация передает за счет собственных средств на государственное хранение в городской архив. Документы по личному составу организаций передаются в городские архивы на хранение до завершения процедуры ликвидации и (или) банкротства организаций в соответствии с законодательством.

Статья 13. Хранение документов Архивного фонда Москвы и других архивных документов

Постоянное хранение документов Архивного фонда Москвы, относящихся к государственной и муниципальной собственности, осуществляют городские архивы. Допускается временное хранение документов организаций, в том числе документов по личному составу, в городских архивах, а также постоянное хранение документов Архивного фонда Москвы, относящихся к частной собственности, в городских музеях и библиотеках.

Временное хранение документов Архивного фонда Москвы до их передачи в городские архивы осуществляют органы государственной власти города Москвы, органы местного самоуправления в городе Москве, организации в создаваемых ими архивах

Постоянное и временное хранение архивных документов, в том числе документов по личному составу, относящихся к частной собственности, обеспечивают их собственники и владельцы в создаваемых в этих целях архивах организаций.

Статья 14. Комплектование архивов города Москвы архивными документами

Городские архивы комплектуются архивными документами, образующимися в процессе деятельности органов государственной власти города Москвы и органов местного самоуправления в городе Москве, организаций, граждан (физических лиц), а также вещественными источниками.

По истечении сроков временного хранения документы Архивного фонда Москвы независимо от форм собственности передаются на постоянное хранение в городские архивы в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом, в том числе в электронном виде.

Работы, связанные с подготовкой и передачей на постоянное хранение архивных документов, в том числе изготовление копий архивных документов на электронных носителях, их описание и транспортировка, выполняются за счет организаций либо средств бюджета города Москвы в порядке, установленном федеральным законодательством.

Проектные организации независимо от форм собственности передают в городские архивы по одному экземпляру проектной документации на объекты, строящиеся в соответствии с государственным заказом города Москвы.

Архивные документы временного срока хранения, находящиеся в организациях и у граждан, могут быть переданы на временное хранение в городские архивы на платной основе на основании договоров.

Документы по личному составу, относящиеся к государственной собственности и находящиеся на хранении в организациях, могут передаваться этими организациями в городские архивы на платной основе на основании договоров.

Статья 15. Государственный учет документов Архивного фонда Москвы

Документы Архивного фонда Москвы независимо от форм собственности и места их хранения подлежат государственному учету.

Уникальные документы Архивного фонда Москвы подлежат учету в городском реестре уникальных и особо ценных документов Архивного фонда Москвы в порядке, установленном федеральным законодательством.

Органы государственной власти города Москвы и органы местного самоуправления в городе Москве, организации обязаны представлять в установленном порядке в орган управления архивным делом Москвы сведения по учету документов Архивного фонда Москвы, находящихся у них на временном хранении.

Собственники и владельцы документов Архивного фонда Москвы, относящихся к частной собственности, предоставляют сведения об этих документах в целях их учета по запросам органа управления архивным делом Москвы.

При смене собственника или владельца и (или) места хранения документов Архивного фонда Москвы собственники и владельцы таких документов информируют орган управления архивным делом Москвы о новом собственнике или владельце и (или) месте дальнейшего хранения документов Архивного фонда Москвы.

Статья 16. Использование архивных документов

Орган управления архивным делом Москвы и организации его системы осуществляют деятельность по всестороннему использованию документов Архивного фонда Москвы в интересах граждан, организаций, общества, государства, развития науки, культуры, духовной жизни; в установленном порядке публикуют архивные документы и архивные справочники, издают историческую литературу.

Документы Архивного фонда Москвы, относящиеся к государственной и муниципальной собственности, и научно — справочный аппарат к ним предоставляются гражданам и организациям в соответствии с федеральным законодательством и законодательством города Москвы.

Документированная информация по объектам недвижимого имущества, относящимся к федеральной собственности, собственности города Москвы, муниципальной или частной собственности, в том числе по вопросам землепользования и (или) градостроительства на земельных участках, относящихся к федеральной собственности, собственности города Москвы, муниципальной или частной собственности, выдается с разрешения собственника или соответствующего уполномоченного органа исполнительной власти города Москвы на основании письменных запросов.

Документированная информация персонального характера до истечения срока ограничения на ее использование, установленного федеральным законодательством, предоставляется собственникам документированной информации лично или их наследникам, вступившим в право наследования, или предоставляется иным лицам на основании их письменного запроса при предъявлении доверенностей собственников или их наследников, вступивших в право наследования. Органам государственной власти города Москвы или органам местного самоуправления в городе Москве документированная информация персонального характера предоставляется по вопросам, входящим в их компетенцию в соответствии с законодательством.

Граждане (физические лица) бесплатно получают необходимую им документированную информацию социально-правового характера (о трудовой деятельности, заработной плате, награждениях, избрании на выборные должности). Запросы и обращения пользователей могут быть направлены в форме электронных документов с использованием информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети Интернет.

Порядок использования архивных документов в городских архивах, музеях, библиотеках устанавливается органом управления архивным делом Москвы в соответствии с федеральным законодательством, законодательством города Москвы и иными правовыми актами города Москвы.

При копировании документов взимается плата, за исключением случаев копирования документов, предоставляемых в соответствии с требованиями федерального законодательства, законодательства города Москвы.

Порядок использования документов Архивного фонда Москвы, относящихся к государственной и муниципальной собственности и находящихся на временном хранении в архивах организаций, определяется ими по согласованию с органом управления архивным делом Москвы.

Ограничивается доступ к архивным документам независимо от форм собственности, содержащим сведения, составляющие государственную, служебную, коммерческую, профессиональную или иную охраняемую законодательством Российской Федерации тайну. Отмена ограничения на доступ к архивным документам, содержащим такие сведения, осуществляется в соответствии с федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

Инструкция по обеспечению сохранности конфиденциальной
информации

Ограничения в использовании архивных документов, содержащих сведения о личной жизни граждан (физических лиц), составляющих личную и семейную тайну, а также создающих угрозу для их жизни и безопасности жилища, устанавливаются на срок 75 лет со времени создания документов, если иное не предусмотрено федеральным законодательством.

Федеральный закон Российской Федерации от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ О персональных данных

При передаче архивных документов на хранение их собственник или владелец может письменно оговорить условия использования передаваемых документов.

Ограничивается доступ к подлинникам особо ценных и уникальных документов, документам Архивного фонда Москвы независимо от форм собственности, находящимся в неудовлетворительном физическом состоянии, в том числе имеющим признаки ветхости, легко разрушающиеся элементы, угасающий текст.

Информация, содержащаяся в документах Архивного фонда Москвы и являющаяся собственностью города Москвы, подлежит защите в соответствии с федеральным законодательством.

Статья 16.1. Доступ к архивным документам

1) путем предоставления пользователю архивными документами справочно-поисковых средств и информации об этих средствах, в том числе в электронной форме;

2) путем предоставления пользователю архивными документами подлинников и (или) копий необходимых документов, в том числе в форме электронных документов;

3) путем использования информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети «Интернет», с возможностью копирования архивных документов.

Глава 6. Заключительные положения
Статья 17. Ответственность за нарушение законодательства об архивном деле

Организации, их должностные лица и граждане (физические лица) несут уголовную, административную и иную установленную законодательством Российской Федерации и города Москвы ответственность за нарушение законодательства Российской Федерации и города Москвы в области архивного дела.

Статья 18. Международное сотрудничество в области архивного дела

Орган управления архивным делом Москвы, организация его системы, музеи и библиотеки, архивы государственных унитарных предприятий города Москвы (включая казенные предприятия города Москвы), государственных учреждений города Москвы, муниципальных предприятий и учреждений города Москвы, а также другие организации и граждане — собственники и владельцы архивных документов принимают участие в международном сотрудничестве в области архивного дела, участвуют в работе международных организаций, совещаний и конференций по архивам, в международном информационном обмене.