Экспертиза ценности документов

Уничтожение документов – важнейший элемент работы архива. Вместе с тем осуществлять уничтожение документации невозможно без проведения экспертизы ценности документов. При этом правилами работы архивов рекомендуется не проводить экспертизу ценности документов одним работником единолично даже в маленьких организациях, поскольку это может привести к негативным последствиям: могут быть уничтожены документы раньше истечения положенного для них срока хранения. Поэтому для проведения экспертизы должна быть создана экспертная комиссия.
Кого включить в комиссию для подтверждения факта уничтожения документов индивидуальному предпринимателю, у которого нет наемных работников?

Для того чтобы провести полноценную оценку документов, выделяемых к уничтожению, в состав экспертной комиссии желательно включать следующих сотрудников:
— представителя руководства организации;
— архивиста;
— главного бухгалтера организации;
— представителя службы персонала организации;
— представителя юридической службы организации;
— сотрудника службы документационного обеспечения или секретаря организации.

Состав экспертной комиссии утверждается приказом руководителя предприятия. В организации может быть создана постоянно действующая экспертная комиссия, но она может создаваться и каждый год. Экспертная комиссия (ЭК) устанавливает факт истечения срока хранения документов, составляет акт о выделении к уничтожению документов и в соответствии с ним (актом) готовит документы на уничтожение.

Экспертиза ценности документов – это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение.

Экспертиза ценности документов проводится на всех этапах жизненного цикла документа:
— в текущем делопроизводстве:
— при составлении номенклатуры дел,
— при формировании документов в дела,
— при подготовке дел к последующему хранению;
— в архиве организации:
— в процессе подготовки дел к передаче в центральные архивы;
— в процессе выделения документов и дел с истекшими сроками хранения к уничтожению.

Основными функциями экспертных комиссий являются:
— отбор документов постоянного и временного хранения для передачи в архивы;
— отбор документов с временными сроками хранения, подлежащих дальнейшему хранению;
— выделение к уничтожению дел, срок хранения которых истек;
— рассмотрение описей дел постоянного срока хранения и актов на дела, отобранные для уничтожения;
— рассмотрение актов на дела, отобранные для уничтожения ввиду неисправимых повреждений, и актов о необнаружении дел, подлежащих передаче на хранение в архивы;
— участие в уничтожении дел.

В соответствии со сроками, установленными приказом о проведении экспертизы ценности документов, работниками службы архива организации и ДОУ совместно с ЭК ежегодно проводится экспертиза ценности документов, образующихся в деятельности структурных подразделений организации и находящихся на хранении в архиве организации.
Фрагмент документа
Свернуть
Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002)
2.3.2. При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив; отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения дел.

Как правило, первоначально сотрудниками архива организации проводится отбор документов, подлежащих постоянному хранению, которые описываются в соответствии с установленными Правилами работы архивов организаций. Составленные при этом описи подлежат утверждению руководителем организации; в случае если организация является фондообразователем государственного архива, то вновь составленные описи подлежат также согласованию с ЭПК государственного архива, в который в дальнейшем дела будут переданы на постоянное хранение. Особое внимание при этом необходимо уделять и документации по личному составу, так как данные документы передаются на государственное хранение в случае ликвидации организации.

В целях гарантированного сохранения документационной информации акты о выделении документов к уничтожению оформляются только после составления и утверждения описей дел постоянного и долговременного сроков хранения.

К уничтожению также могут быть отобраны документы, поврежденные в такой степени, что большая часть текста недоступна для прочтения и восстановление их не представляется возможным. В тех случаях, когда возможно хотя бы частичное восстановление текста поврежденных документов, они оставляются на хранение, реставрируются или фотокопируются.

Экспертная комиссия выявляет точное количество документации, которую необходимо ликвидировать, кроме того, проводит взвешивание утилизируемых документов (если в организации имеется такая возможность). Как правило, документы (пачки, тюки, мешки с документами) взвешиваются только в пункте вторсырья, в котором имеется соответствующее оборудование. После окончания работы оформляется акт о выделении документов к уничтожению. Обратите внимание, что механическая переработка или сжигание архивных дел (документов) должны производиться до полной их переработки (сжигания) в присутствии членов комиссии. Для утилизации документов возможно привлечение специализированной организации.

Источник: Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» октябрь 2011