В процессе деятельности любой организации накапливается большой объем документации, это как бухгалтерские документы, налоговые отчеты, кадровая документация и прочее. Сотрудники организации периодически прибегают к поиску того или иного документа, например бухгалтерия готовится к налоговой проверке за прошедшие годы, кадровые сотрудники выдают справки о трудовом стаже и заработной плате уволенных сотрудников по запросу из пенсионного фонда, юристам нужны договоры с контрагентами. Для того, чтобы сотрудники компании часами не занимались поиском документов, необходимо провести профессиональную архивную обработку. Обработка архивных документов разделяется на несколько этапов, во-первых, требуется определить какие документы надо оставить, а какие можно уничтожить, для этого проводиться экспертиза ценности документов с целью определения их сроков хранения и выделения документов с истекшими сроками хранения к уничтожению. Далее составляется акт о выделении документов к уничтожению, на основании которого, можно на законных основаниях провести уничтожение документов, как правило, это бухгалтерские документы временного срока хранения. Вторым этапом архивной обработки документов является их систематизация, документы сортируются по видам, по годам, по крайним датам. После того, как документы в архиве систематизированы, они формируются в архивные дела, формирование архивных дел должно производиться в строгом соответствии с действующим архивным законодательством, по этому услуги по архивной обработке документов должны оказываться профессионалами, архивистами с профильным образованием. После того, как документы сформированы в архивные дела, составляется общая опись документов. Описи составляются отдельно на документы постоянного срока хранения и по личному составу, а так же на документы временного срока хранения. Важно, что бы все архивные дела оставались в сохранности, для этого необходимо провести переплет документов, оформить обложку и подписать корешок, затем расставить готовые папки на стеллажи согласно топографическим указателям. Теперь поиск документов сотрудниками компании будет осуществляться быстро и без особых усилий, достаточно посмотреть номер нужного документа в описи и найти его на полке. Архивную обработку документов можно сравнить с генеральной уборкой, достаточно провести её хорошо и качественно, а потом просто периодически поддерживать чистоту. Порядок в документах, порядок в делах!
Компания «Проект-Архив» оказывает полный спектр архивных услуг, с расценками на услуги по архивной обработке документов можно ознакомиться здесь>>>>>>>>>