+7 495 506 13 79 | info@proektarhiv.ru
+7 926 604 22 08

Нужно ли вынимать документы из папок перед уничтожением?
Нет, не нужно! Перед тем, как документам попасть в шредер, они проходят через пункт сортировки, где документы вынимаются из файлов и отделяются от папок "корона".

Какая скорость шредирования документов?
Наши шредеры уничтожают от 3 тонн документов в час!

За сколько времени необходимо оставлять заявку на уничтожение документов?
Желательно отправить нам заявку на уничтожение документов не позднее чем за 1 рабочий день, это связано с планированием логистики.

Может ли представитель нашей организации наблюдать за процессом уничтожения документов?
Да, без проблем!

Кто в организации несет ответственность за организацию уничтожения документации?
Ответственность за организацию уничтожения документов организации, возлагается на ее руководителя.

На основании каких документов можно списывать документы на уничтожение?
Документы уничтожаются на основании акта о выделении документов к уничтожению, данный акт могут составить наши специалисты.

Можем ли мы сами доставить документы на Ваш пункт уничтожения?
Конечно, при этом стоимость уничтожения документов будет снижена.

Каким образом происходит сжигание документов?
Сжигание документов производится в печах с вихревым кипящим слоем инертного материала – кварцевого песка при температуре более 800 градусов. 

Что нужно делать с документами организации после ее ликвидации?
После ликвидации организации, документы по личному составу (75 лет хранения), в обязательном порядке должны быть переданы в архив на государственное хранение.

На ком лежит ответственность по организации и передачи документов в архив на государственное хранение при банкротстве предприятия?
При банкротстве предприятия, ответственность по сдаче документов в архив на государственное хранение лежит на конкурсном управляющем. Конкурсный управляющий может привлечь архивную компанию для архивной обработке и передачи документов в архив на государственное хранение.

Какой документ подтверждает передачу документов в архив на государственное хранение?
Договор с государственным архивом о передаче документов на хранение и акт приема передачи документов на государственное хранение. Во время конкурсного производства, предъявляется акт приема передачи документов на государственное хранение.

Кем должен быть выдан акта о приеме документов на государственное хранение?
Акт о приеме передаче документов на хранение в государственный архив, выдается непосредственно в том государственном архиве, куда были сданы документы.

Когда необходимо начинать готовить документы для передачи в государственный архив?
Процесс передачи документов на государственное хранение дело не быстрое и иногда может достигать от одного месяца до года, именно по этому проводить архивную обработку документов желательно ежегодно, однако если так получилось, что архивом в организации никто не занимался, следует обратиться в архивную компанию в самом начале процесса ликвидации или банкротства. Более того, не стоит забывать мудрую пословицу - Порядок в документах, порядок в делах!

Мы хотим сдать документы на государственное хранение, какие документы нам необходимо подготовить для Ваших специалистов?
Наши специалисты проведут полистную экспертизу ценности документов, после чего будут отобраны документы, подлежащие обязательной передаче в архив на государственное хранение.

Уничтожение документов

Справочник профессиональных терминов архивной отрасли:

А Б В Г Д Е Ж З И Й К Л М Н О П Р С Т У Ф Х Ц Ч Ш Щ Ы Э Ю

Данные
Информация, представленная в виде, пригодном для обработки автоматическими средствами при возможном участии человека.
ГОСТ 15971-90

Дата официального документа
Реквизит официального документа, содержащий указанное на документе время его создания и/или подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования.
ГОСТ Р 51141-98

Дело
Совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.
ГОСТ Р 51141-98

Делопроизводство
Отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.
ГОСТ Р 51141-98

Депозитарное хранение документов
Хранение в архиве, музее, библиотеке архивных документов Архивного фонда Российской Федерации на условиях, определяемых договором между собственником документов и соответствующим архивом, музеем, библиотекой, с сохранением за собственником права собственности на архивные документы.
ГОСТ Р 51141-98

Депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации
Хранение документов Архивного фонда Российской Федерации федеральными органами исполнительной власти и организациями (в том числе академиями наук Российской Федерации, имеющими государственный статус, за исключением Российской академии наук) в течение сроков и на условиях, определенных соответствующими договорами между ними и специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.
ФЗ от 22.10.2004г.№125-ФЗ

Дератизация
Уничтожение грызунов, повреждающих документы.
ГОСТ 7.48-2002

Дереставрация
Удаление материалов предшествующей реставрации.
ГОСТ 7.48-2002

Динамическое копирование
Репрографическое копирование оригинала, в процессе которого экспонирование производится при синхронном передвижении репрографического носителя изображения и оригинала.
ГОСТ 13.0.002-84

Документ
Зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
ФЗ от 20.02.1995г.№24-ФЗ

Документ Архивного фонда Российской Федерации
Архивный документ, прошедший экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению.
ФЗ от 20.02.2004г.№125-ФЗ

Документ временного хранения
Документ с установленным сроком хранения, по истечении которого он подлежит уничтожению.
ГОСТ Р 51141-98

Документ постоянного хранения
Документ, которому в соответствии с нормативными документами и иными правовыми актами установлено бессрочное хранение.
ГОСТ Р 51141-98

Документ личного происхождения
Документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.
ГОСТ Р 51141-98

Документ на машинном носителе
Документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной.
ГОСТ Р 51141-98

Документальное национальное научное, культурное и историческое наследие
Совокупность документов, входящих в состав Архивного фонда Российской Федерации и библиотечных фондов Российской Федерации.
ГОСТ Р 51141-98

Документальный фонд
Совокупность документов, образующихся в деятельности юридического или физического лица.
ГОСТ Р 51141-98

Документационное обеспечение управления
Отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.
ГОСТ Р 51141-98

Документирование
Вапись информации на различных носителях по установленным правилам
ГОСТ Р 51141-98

Документированная информация
Зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
ФЗ от 20.02.1995г.№24-ФЗ

Документооборот
Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.
ГОСТ Р 51141-98

Документы по личному составу
Архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем
ФЗ от 22.10.2004г.№125-ФЗ

Долговечность
Способность документа длительно удерживать эксплуатационные свойства.
ГОСТ 7.48-2002

Долив
Восполнение утраченных частей документа бумажной или коллагенсодержащей массой.
ГОСТ 7.48-2002

Допуск к государственной тайне
Процедура оформления права граждан на доступ к сведениям, составляющим государственную тайну, а предприятий, учреждений и организаций — на проведение работ с использованием таких сведений.
ФЗ от 21.07.1993г.№5485-1

Доступ к архивным документам
Предусмотренные нормативными документами условия использования архивных документов.
ГОСТ Р 51141-98

Доступ к информации, составляющей коммерческую тайну
Ознакомление определенных лиц с информацией, составляющей коммерческую тайну, с согласия ее обладателя или на ином законном основании при условии сохранения конфиденциальности этой информации.
ФЗ от 29.07.2004г.№98-ФЗ

Дублетный документ
Один из экземпляров копии документа.
ГОСТ Р 51141-98

Дубликат документа
Повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу.
ГОСТ Р 51141-98

Дублирование
Наслоение листового реставрационного материла на одну сторону документа, не имеющую текста (изображения).
ГОСТ 7.48-2002