Приложение № 1
к Контракту
№ ___ от «___» _____ 20__ г.

 

ТЕХНИЧЕСКОЕ ЗАДАНИЕ

Объем и состав работ по архивной обработке документов:
— экспертиза научной и практической ценности с полистным просмотром и отбором документов из дел;
— работы по выделению к уничтожению документов с истекшими сроками хранения, а также связывание, транспортировка и конфиденциальное уничтожение документов;
— проведение систематизации документов по фондам или внутри фондов по годам и структурным частям;
— научно-техническая обработка документов постоянного срока хранения и по личному составу, удаление скрепок, формирование  титульных листов и обложки дела, нумерация листов, простановка архивных шифров и штампов на обложке;
— изъятие документов из файлов, папок, удалением скрепок и других крепежей;
— нумерация листов в деле;
— составление и оформление описи и внутренней описи дел (в т.ч. в электронном  виде);
— составление внутренней описи дел;
— архивный переплет дела;
— оформление дел с простановкой архивных шифров и штампов на обложке;
— разработка исторической справки и предисловия к описи;
— выделение к уничтожению документов с истекшими сроками хранения;
— составление акта о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения;
— вывоз, погрузо-разгрузочные работы, утилизация.

Требования к технологии, качеству и безопасности выполняемых работ

При выполнении работ по архивной обработке документов (проведение архивных и переплетных работ документов постоянного срока хранения, по личному составу и выделению к уничтожению документов с истекшими сроками хранения) Исполнитель обязан обеспечить высокое качество работ, соблюдать нормативно-методические требования действующих рекомендаций и правил ведения архивного дела, в том числе:
— Федеральный Закон Российской Федерации «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ;
— Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002);
— Методические рекомендации Главного архивного управления города Москвы «Упорядочение управленческих документов постоянного хранения и по личному составу» (одобрены решением Научно-методического Совета Главархива Москвы, протокол от 13 апреля 2006г. № 2);
— «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения», М., 2002;

— Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержденный приказом Минкультуры РФ 25 августа 2010 г. за № 558).

Работы должны быть выполнены с соблюдением норм и правил, а также требований пожарной и технической безопасности, принятых в помещениях архива. Исполнитель проводит работы, которые не позволят допустить порчу и утрату документов и обеспечивает их сохранность.
Исполнитель обязан за свой счёт в согласованные сроки исправить по требованию заказчика все выявленные недостатки или дефекты в результатах работ, если в процессе выполнения работ исполнитель допустил отступление от условий муниципального контракта, ухудшившее качество работ.
В том случае, когда ошибки обнаруживаются в процессе хранения и использования документов, исполнитель в кратчайший срок без дополнительной оплаты производит устранение ошибок. Срок устранения дефектов и недостатков, происшедших по вине исполнителя, должен составлять не более 5 (пяти) рабочих дней.
Работу по упорядочению документов целесообразно начать  с предварительной систематизации представленных документов и дел по структурным подразделениям и годам или, если документы в состоянии россыпи – по видам документов. Упорядочение документов проводится в соответствии с номенклатурой дел организации за соответствующий хронологический период, типовым и ведомственным перечнями, с полистным просмотром и анализом дел и документов. Не допускается отбор документов только на основании заголовков дел. В процессе полистного просмотра документов проводится выделение дублетных экземпляров, проектов, вариантов.
При формировании дел осуществлять отнесение документов к определенному делу и систематизировать документы внутри дела. При переформировании дел неправильно сгруппированные документы в дела расформировываются и дела формируются вновь.
Объем сформированного дела не должен превышать 250 стандартных листов при толщине не более 4 см. Документы должны быть прошиты в четыре прокола (нить лавсановая для прошивки документов и сшивания плотных тканей, толщина нити — 0,7-1,0 мм) в твердую обложку из картона и переплетены с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них.
Если в процессе формирования дела количество листов превысило норму, дело подлежит разделению на 2 тома. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (скрепки, скобы) из документов должны быть удалены. Для выполнения работ по переплету документов следует применить переплетный картон. Цвет картона светлый, имеющий гладкую поверхность, без складок, посторонних включений.
В целях закрепления порядка расположения документов и обеспечения их сохранности все листы дела, кроме листов внутренней описи и заверительной надписи, нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией черным графическим карандашом в верхнем правом углу (не задевая текса документа). Использование чернил или цветных карандашей при нумерации дел запрещается. В случае большого количества ошибок проводится перенумерация листов. При этом старые номера зачеркиваются карандашом одной наклонной чертой, а рядом ставится новый номер листа (запрещаются подтирки и правки старых номеров).
Заголовок должен кратко в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов конкретного дела. Нельзя механически переносить заголовок дела из номенклатуры дел или перечня.
Лист-заверитель составлять на отдельном листе (формата А-4). В листе-заверителе указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов и отдельно, через знак «+» количество листов внутренней описи (при ее наличии). Лист-заверитель подписывается его составителем, указывается его должность.
Внутреннюю опись составлять на дела, требующие особого учета.
Если документы не имеют полей при подшивке необходимо наращивание корешков» к документам или использование других технических приемов.
При оформлении обложки дела на лицевую сторону выносятся следующие реквизиты:
—  наименование организации;
—  наименование структурного подразделения;
—  индекс дела по номенклатуре, номер тома;
—  заголовок дела;
—  крайние даты дела или даты дела;
—  количество листов в деле;
—  срок хранения дела;
—  архивный шифр дела.

Надписи на обложке дела следует производить четко, разборчивым почерком, темными чернилами или шариковой ручкой с черной пастой. Использовать цветные чернила, фломастеры, гелиевые ручки запрещается.
При наличии грифа «ДСП» на документах дела в правом верхнем углу обложки делается пометка «Для служебного пользования».
Для простановки архивного шифра на обложке дела использовать специальный штамп. Шифр проставляется на лицевой стороне обложки в нижнем левом и верхнем правом углах, при этом верхняя часть обоих изображений шифра должна быть обращена к середине обложки. Шифр должен состоять из номера фонда, номера описи и порядкового номера дела по описи.
Завершающим этапом архивной обработки документами является составление описей. Опись № 1 составляется на документы постоянного срока хранения по основной деятельности организации; опись    № 1 л/с – на документы по личному составу. Описи дел составляются по единой для всех организаций установленной форме.

Требования к используемым в ходе переплетных работ материалам
При выполнении работ необходимо использовать материалы, соответствующие современным требованиям и обеспечивающие сохранность документов на протяжении всего времени хранения при соблюдении температурно-влажностного и светового режимов хранения, указанных в Основных правилах работы архивов организаций.
Для переплета должны применяться переплетные материалы на тканевой основе, например коленкор, ледерин (или эквивалент). Тканевый переплетный материал с крахмально-каолиновым покрытием (коленкор «Модерн» серого цвета или эквивалент) должен представлять собой хлопчатобумажную ткань, с двухсторонним крахмально-каолиновым покрытием с добавками с отделкой лицевой стороны лаками на основе нитроцеллюлозы, при нанесении на изнаночную сторону крахмально-каолинового покрытия с полимерными добавками лаковая отделка с лицевой стороны не производится. Должен быть безопасным в применении и не наносить вреда здоровью людей. Использование переплетных материалов на бумажной основе и термопереплетов  не разрешается.
Для брошюровочно-переплетных работ необходимо использовать клей ПВА 5115В. Клей ПВА 5115Вдля склеивания бумаги, картона и гофрокартонной упаковки должен представлять собой грубодисперсную гомополимерную поливинилацетатную дисперсию. Клеящая способность Н/м (кгс/см), 550 (0,55). Условная вязкость в пределах 90-120 сек. (55 кг).
Нитки полиамидные (капроновые) должны представлять собой нитки из полиамидных нитей, условное обозначение 50К. Линейная плотность: р=50±5 г/м. Цвет: белый. Рассчитаны на длительный срок службы. Поверхность гладкая, стойкие к влаге и против истирания.
Картонные обложки для переплета должны представлять собой переплетный картон марки «А» высшего сорта. Толщина, мм: 1,75. Плотность, г/см3: 0,75. Жесткость при статическом изгибе в поперечном направлении, Н*см: 9,0. Предел прочности при расслаивании кПа: 200. Влажность, %: в пределах 8+/-2. Поверхность картона без задиров, вмятин, складок, надломов и пятен размером более 15 мм в наибольшем измерении. Картон не должен коробиться при соблюдении условий хранения. Расклеивание картона по клеевому слою не допускается.
Применяемые материалы должны быть новыми (год выпуска (производства) не ранее 2013 года), не бывшими в употреблении. Материалы, подлежащие обязательной сертификации, должны быть сертифицированы в соответствии с законодательством Российской Федерации, иметь действующие сертификаты или декларации о соответствии, подтверждающие их качество и безопасность.
Требования к информационной безопасности: на Исполнителя возлагается обязанность по соблюдению конфиденциальности информации, содержащейся в документах архивно-го фонда заказчика.
Работа с оригиналами документов и их электронными копиями должна осуществляться с обеспечением мер по предотвращению утраты бумажных носителей и защите информации от несанкционированного доступа, утечки по техническим каналам, программно-технических воздействий с целью нарушения целостности (модификации, уничтожения) информации в процессе ее обработки, передачи и сохранения, а также работоспособности технических средств.
Обеспечение защиты электронной информации от хищения, утраты, утечки, уничтожения, искажения и подделки при выполнении работ для Заказчика должно осуществляться с использованием правовых, организационных и технических мер.
Исполнителем должны быть предприняты меры по обеспечению безопасности информации архивного фонда, обеспечивающие:
• неразглашение сведений конфиденциального характера должностными лицами и сотрудниками, участвующими в формировании архивного фонда;
• контроль выполнения соответствующих инструкций для должностных лиц и сотрудников, выполняющих работы по формированию архивного фонда;
• предотвращение несанкционированного копирования информации с носителей и технических средств исполнителя в процессе проведения работ;
Для обеспечения надежной и безопасной работы Исполнитель обязан обеспечить услуги и работы согласно Федеральному закону от 27.07.2006 года № 152-ФЗ ст.7 и ст.19 «О персональных данных».
Ко всем наименованиям, используемым в документации, может использоваться эквивалент.

Заказчик: ______________ /____________/М.П.

Исполнитель: _____________ /___________/М.П.

С уважением, руководство «Проект-Архив»